广东技术师范学院特殊业务财务操作指引

作者: 时间:2018-09-14 点击数:

随着学院事业的发展,科研经费快速增长,教职工开展田野调查、服务社会的活动越来越多,财政经费的管理模式也在不断调整,为进一步规范经费报销等财务管理,更好地服务广大师生,特殊业务报销操作指引如下:

一、关于田野调查的差旅费、劳务费报销

(1)田野调查应先有申请报告,具体参见《财务服务指南》第197页的相关规定。如委托旅行社安排调研行程的,应在申请报告中列明,并按程序与旅行社签订服务合同。

(2)按照财政厅文件要求,严禁私车公用。若自驾车调研,从纵向科研经费支出的,需保存路桥费收费单据作为佐证材料,可以报销调研期间的住宿费和市内交通费等,但不能报销由此产生的加油费和过路费;若使用横向科研经费的,参照《广东技术师范学院横向科研经费管理办法(广师院【2014】235)》执行。

(3)对于田野调查(去乡下调研)的住宿费,尽量选择可以开具税务票据的旅馆住宿。特殊情况由于没有旅馆需住农户家中,分情况处理。第一种情况:农户家收费者,需收费农户写收条并签名或盖上住户手印(不会写字者)。收条上应注明所调研的地点、住宿天数、住宿人数、住宿费金额(不能超过《广东技术师范学院财务报销实施细则》标准),同时提供收费人的身份证复印件;第二种情况:农户家没有收费的,需农户家写证明并签名或盖上住户手印(不会写字者),证明上应注明所调研的地点、住宿天数、住宿人数,作为报销其他费用的佐证材料。

(4)若特殊情况,调研者非课题组成员的,科研经费需要向科研处报备;其他专项经费需向对应经费主管部门报备。

(5)田野调查过程中需支付给被访谈人、相关服务人员的劳务费。原则上应把劳务费转到被访谈人银行卡,特殊情况确实无法接受银行卡转账的,可以报销现金,但需提供收取劳务费人员的收条,收条上需要签名或盖上手印(不会写字者),同时需提供收取劳务费人员的身份证复印件。

(6)若学校派车进行调研的,请提供派车单复印件。

二、聘请校外专家劳务费、交通费报销

在学术交流、项目评审等活动中,需要支付给校外专家的劳务费,已开通跨行代付的功能(只能储蓄卡,信用卡不能发放)。因跨行代付要收高额手续费,为了给学校节约成本,请尽量提供建行卡。同时由于税务管理改革(地税国税合并),需要录入个人手机号码等相关信息。具体操作流程:1.首次发放需要先进行数据采集,具体操作是:登录校园网“收入申报系统”→校外人员劳务申报管理→校外劳务人员信息采集→新增(按要求填写相关信息,包括身份证号、姓名、银行账号、国籍、职业、工作单位、手机号)。如果不是建行卡,须在“是否跨行”选择“是”,并填写开户行信息→保存;若非首次发放,系统已经有相关信息,可直接进入第二步进行申报。2.申报:校外人员劳务申报录入→输入证件号,回车,已保存人员的信息会自动弹出→录入其他申报信息就可以提交了(建行和跨行要分开申报)。报销时需提供银行储蓄卡复印件(显示卡号的单面)以及身份证复印件(正反面复印在同一张纸上)。

我校相关业务经办人帮校外专家提前购买飞机票的,原则上需使用公务卡购买,凭借航空公司打印的行程单、公务卡刷卡记录单到财务报销。

三、不能办理公务卡人员的财务报销

由于涉密、存在逾期还款记录等原因,部分教工提交了办理公务卡申请,但银行没有获得通过,导致未能办理公务卡。针对该部分教工,可以使用自己的信用卡或者普通银行卡进行支付,但要保存刷卡记录,财务报销时需同时提供税务发票和刷卡记录。

四、关于的士票的报销

实行网报后,不再需要在的士票背面签署经办人、证明人姓名等信息,为进一步完善财务内部控制,从2018年9月1日起,从项目经费报销的调研、参加会议、论证评审等市内交通的士费,需要在票据背面备注行程。

五、离退休人员的外出培训、参观、考察等

离退休人员外出培训、参观、考察等按审批权限由校领导审批。

六、只有单程票据的报销

由于单程搭顺风车、票据丢失等原因造成报销时只具有单程交通票据的报销处理:

(1)单程搭顺风车出行进行课题调研,需提供顺风车过路过桥费票据作为佐证材料,才可报销调研期间的住宿费、另一程的交通费和相应调研期间的伙食补助费以及市内交通费。

(2)单程顺风车若无法提供过路过桥费作为佐证材料的,请做出特殊性说明,参照《关于省直党政机关和事业单位差旅费管理问题的补充通知》(粤财行【2016】66号文)的相关规定,报销另一程的交通费、当天的伙食补助费和市内交通费,并可凭据报销一天的住宿费。

(3)广深沿线火车票的报销,需同时提供有乘车人姓名信息的乘车卡以及凭乘车卡打印的纸质车票,才可报销相关费用。

七、专利、出版费付款

(1)原则上应通过财务汇款方式或者公务卡刷卡方式进行支付。

(2)在无法通过财务汇款和公务卡支付的前提下,可以通过其他方式付款,但应保存刷卡记录、或者付款记录截图,和发票一起到财务报销。

八、关于科研项目结题需要提供发票和记账凭证复印件的处理

(1)报销人按照票据类别归类,例如差旅费、办公用品、劳务费等,逐笔填写网上报账汇总单。

(2)填写网上报账汇总单,扫描对应票据留存。

(3)将网上报账汇总单签名后复制一份,原件和票据一起投递到财务处进行报销,所有复印件自己留存。

(4)报销结束后,通过登录网上报账系统把此笔业务的记账凭证编号登记在对应的报账汇总单上留存。

(5)课题结题时,从自己留存的汇总单找到对应的留存票据即可。个别情况需要提供记账凭证复印件的,请根据自己记录的记账凭证编号到财务处相关科室进行办理。

九、关于国库项目未使用公务卡进行支付的发票报销

按照财政专项资金的使用规定,所有财政项目资金必须通过财务对公转账或者公务卡进行结算。目前部分项目资金已从国库转回学校基本户,但其财政资金的性质未改变,仍然需要按规定用公务卡支付。特殊原因未用公务卡进行结算的,需要进行说明并经财务负责人批准后方可报销。其他非国库项目资金建议尽量使用公务卡结算。

十、关于科研经费报销人员的建议

科研经费报销是内控的重点领域,经费报销具有一定的专业性,建议项目负责人委托相对固定的人员办理财务业务。

本操作指引自通知之日起执行。

财务处

2018年9月13日

版权所有:广东技术师范大学-财务处

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